Auditoria – Resumen Completo

 CAPITULO 1 del INFORME Nro. 5 del CECYT
 CONCEPTOS GENERALES
AUDITORIA EN GENERAL
0 SISTEMAS, EMPRESAS Y ADMINISTRACION
 SISTEMAS: conjunto de elementos interrelacionados, de cualquier clase; por ej. conceptos, objetos o personas. El conjunto de elementos tiene las propiedades:
 1- las  propiedades  de  cada  parte  del  conjunto  tiene  efectos  sobre  las propiedades de todo el conjunto.
 2- ninguna parte afecta por si sola al conjunto, sino que esta condicionada por su interrelación con las otras partes. El efecto no es independiente.
 3- todo posible subgrupo de elementos  del  conjunto  tiene  las  dos  primeras propiedades. Cada uno tiene  un  efecto,  y  ninguno  puede  tener  un  efecto independiente sobre el todo (los subgrupos son independientes).

 Un sistema esta compuesto por elementos que pueden ser a su vez, sistemas.  Un sistema puede ser subsistema o macrosistema según el ángulo  de  donde  se  lo mire. Es un todo indivisible, que no es igual a la suma de  sus  partes,  sino que tiene características propias que lo diferencian y le dan su identidad. La calidad de un sistema depende:
 a) de sus  elementos,  b) del  modo  en  que  se asocian.
 EMPRESA COMO UN SISTEMA: una organización es un sistema  que  tiene  objetivos propios y trabaja con elementos humanos y materiales que la componen, los  que actúan en una permanente interacción y con un cierto orden preestablecido.
 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION: para conducir a las  organizaciones  hacia  el logro de sus objetivos se lleva a cabo el  proceso  administrativo  que  tiene cuatro funciones básicas: -planear, -organizar, -controlar, -comunicar. A  los efectos de la auditoria nos interesa la función de control, dado que  esta  no es sino una forma de control.
 
 Profesor LLANOS
 Ente: utilizamos la expresión “ente” o “entidad” para designar cualquier tipo de organización con personalidad propia, es decir que constituye una persona distinta de las personas físicas que la pusieron en marcha para un fin determinado. Según el diccionario, ente es “todo lo que es existe o puede ser”, cualquier cosa puede ser un ente (una idea, por ejemplo, también es un ente). Sin embargo, utilizamos el vocablo como un termino técnico, considerando al ente como una “totalidad”. “Entidad es un derivado de “ente”, significa aquello que una cosa tiene en esencia y que la distingue de otra cosa. Ente incluye los conceptos de:
 a) sociedad: es un concepto jurídico, es la cobertura jurídica de la empresa. Según el Art.1 de la ley 19550: “habrá sociedad comercial cuando dos o mas personas en forma organizada, conforme a uno de los tipos previstos por esta ley, se obliguen a realizar aportes para aplicarlos a la producción o intercambio de bienes o servicios participando de los beneficios y soportando las perdidas.”
 b) empresa: es un concepto económico. Es toda organización de propiedad publica, privada o mixta, cuyo objetivo principal es fabricar y/o distribuir bienes o servicios, con destino a la comunidad o a una parte de ella, percibiendo por ello un pago. El termino proviene de “emprendimiento”, el que es realizado por el empresario, sea o no su propietario. En Estados Unidos se utiliza el termino “compañía” como sinónimo de empresa.
 Sistema:
• Es un conjunto de elementos interrelacionados orientados hacia la consecución de un objetivo (Llanos).
• Es un conjunto de partes interrelacionadas cuyas propiedades son distintas a las de la simple suma de las partes (Coloma).
• Es un conjunto de elementos que se interrelacionan regular y ordenadamente para la consecución de determinados objetivos (López Santiso).
 
 
 
 Aspectos:
 1) Interrelacion:
• cada elemento pierde parte de su autonomía para lograr la relación.
• el estado de un elemento depende del estado del resto para continuar la relación.
• cuando hay mas interrelaciones el sistema es mas complejo.
• las relaciones entre los elementos se denominan estructuras.
• dentro del seno de cada sistema los modos de relación cambian.
• una organización es mas compleja cuando mas sectores y niveles tenga.
 2) Características:
• todo subsistema es un sistema en si mismo
• el comportamiento de cada parte afecta al menos a otra parte.
• el comportamiento de cada parte afecta al conjunto
• los elementos de un sistema constituyen una totalidad con un comportamiento propio.
• la conducta del sistema no es igual a la suma de los elementos que lo componen.
• dinámica: los sistemas tienen dinámica, ya que de alguna manera se transforman para responder a las demandas del medio. Todos los sistemas viven en permanentes cambios y ajustes.
3) Elementos de una organización enfocada como sistema: recursos humanos, financieros, información, materiales, etc.

4) Tipos de sistemas:
a) según su relación con el medio: a.1) abiertos; a.2) cerrados
b) según los elementos que lo compongan: b.1) abstractos; b.2) concretos.
c) según su origen: c.1) naturales (ej. sistema solar); c.2) artificiales (ej.: sociales, físicos, etc.)
d) según su objetivo: d.1) finalistas; d.2) no finalistas
5) Objetivos: los sistemas funcionan para realizar algo. En un sistema físico el objetivo es fijo (y el sistema tiene un comportamiento repetitivo), pero si el sistema es humano, el objetivo es variable, y el comportamiento del sistema es adaptativo. Los objetivos son la expresión concreta de los resultados que deben ser obtenidos en un periodo dado, en cada una de las actividades y por cada uno de los sectores que conforman a una organización.
6) Características de la organización como sistema:
a) entrada o importación de energía (input)
b) proceso interno
c) salida o producto de bienes o servicios (output)
d) entropia negativa: tendencia a los desequilibrios, al deterioro.
e) entrada de información, retroalimentacion negativa y proceso de codificación
f) estado estable de homeostasis dinámica
g) diferenciación
h) equifinalidad
Organización: es un sistema esencialmente racional de comportamiento del hombre, basado en la utilización de elementos humanos y materiales, que le permite alcanzar determinados objetivos dentro del contexto que lo rodea (definición de la cátedra).
El hecho de ser esencialmente implica el “como actuar”. Los objetivos de una organización son planteados por quienes realizan el emprendimiento. En cuanto al elemento humano, las tareas se asignan en función de responsabilidades, capacidades, especialización, etc.
Los elementos materiales constituyen bienes para accionar sobre ellos o servirse de su apoyo.
Los objetivos son presupuestos necesarios para que la acción sea orientada, sirviendo para el control. De esta manera, se pueden detectar los desvíos, analizar sus causas y aplicar medidas correctivas.
El contexto no puede ser ignorado, ya que condiciona y acciona sobre el ente.
Los sistemas se implantan, instalan o establecen, pero la expresión “se implementan” no es correcta.
La auditoria es mas amplia que un sistema de control.
Sistemas integrantes:

sistema de objetivos

sistema de politicas

sistema de estructura

sistema de gestión

sistema de información                           sistema de control
1) Sistema de objetivos:
Llanos: la organización esta orientada a algo. Los objetivos son lo primero que se establece, dándole sentido a la organización, y es por ello que el auditor no puede dejar de conocerlos (debe conocer el ente que audita) aunque no los controla)
Vecchiolli: es aquel que tiene en vista saber que es lo que pretende el ente. Los objetivos son aquellos que satisfacen a los dueños y hasta al ultimo de los empleados. “Ganar” es un objetivo muy general, hay un conjunto de aspiraciones que actúan ordenadamente.
2) Sistema de politicas:
Llanos: son los distintos caminos para lograr los objetivos planteados. El auditor debe conocerlos aun en forma mas directa que a los objetivos. El auditor tampoco los controla, aunque puede incidir indirectamente.
Vecchiolli: para alcanzar los objetivos el empresario traza distintos cursos de acción que están dados por las politicas (de ventas, financieras, etc.). Cada política puede tener su propio subsistema, ya que no es lo mismo, por ejemplo, una política de ventas al exterior que al mostrador. Entonces en el ente habrá: sistemas- subsistemas- subsubsistemas- …etc. Las politicas se ordenan para el alcance de los objetivos.
3) Sistema de estructuras:
Llanos: lo integran todos los elementos que se requieren para la creación de la organización tales como: materiales, financieros, etc. Jurídicamente, se vera que tipo de sociedad es (en su caso) a partir de los contratos, estatutos, etc. Como organización propiamente dicha se deben conocer los organigramas, manuales de procedimientos, etc.
Vecchiolli: el sistema de estructura es el armazón del ente para alcanzar sus objetivos. Es el medio que el ente precisa para alcanzar sus fines. Hay una descripción de los elementos humanos y físicos del ente. El sistema de estructura es un sistema estático y de eso viene la actividad, de la cual surge los  sistemas siguientes:
4) Sistema de gestión:
Llanos: son las actividades que realiza el elemento humano apoyándose en la estructura (de la que forma parte) para que por los caminos elegidos alcance los objetivos fijados, con lo cual la gestión significa “acción”.
Vecchiolli: si  no hay gestión no se alcanzan los objetivos. Es el sistema dinámico por excelencia. Reconoce algunos subsistemas vinculantes, como por ejemplo: la gestión se hace vendiendo, pero para vender hay que comprar, hay que pagar, etc.
5) Sistema de información:
Llanos: toda la actividad del ente se va a realizar en función de información. La información recorre el ente en sentido descendente a través de ordenes que emanan de los niveles directivos, y luego en sentido ascendente, dando cuenta de los resultados obtenidos (feed back). También hay información que recorre el ente en sentido horizontal (entre departamentos).
Vecchiolli: en el ente las acciones se mueven a través de la información, pues se actúa por una instrucción (información), pero cuando se comienza la acción, se informa como se hizo, entonces hay un sistema de información cerrado. El ente no tiene un camino recto y simple, si es que busca optimizarse permanentemente, entonces es imprescindible el sistema de información.
6) Sistema de control:
Llanos: tiene incidencia en todos los demás sistemas. Atraviesa a todos los otros y permite que las directivas se ejecuten como corresponde. Encontramos controles: a priori (según pautas); concomitantes (mientras se realiza la gestión); y a posteriori (luego del efecto que provoco la acción).
Estos sistemas se podrían agrupar de la siguiente manera:

sistema de objetivos                sistema de
sistema de politicas                 decisión
sistema de estructura               sistema de soporte
sistema de gestión                    sistema operativo
sistema de información             sistema de
sistema de control                     servicios
CONTROL:
Es el proceso de ejercitar una influencia directiva o restrictiva sobre las actividades de un objeto, organismo o sistema.
influencia directiva: el control intenta que las actividades del sistema se realicen de modo que produzca determinados resultados en pos del alcance de objetivos específicos predefinidos.
influencia restrictiva: el control se ejerce de modo tal que se evita que la actividad produzca resultados no deseados.
Es llevado a cabo para que  las  actividades  del  sistema  produzcan determinados resultados  (influencia  directiva),  o  para  que  se  evite  que produzcan resultados no deseados (influencia restrictiva).
Tipos:
A) no correctivos: no incluyen medición e información de los desvíos.  Seria  el caso del control por separación de funciones, donde por ejemplo,  para  evitar el fraude, quien maneja los fondos no realiza las registraciones.
B) correctivos: efectúan  mediciones  e  informan  sobre  los  desvíos  a  quien debe actuar sobre estos. Encontramos:
a) retroalimentados: se  realizan  luego  de  que  el  desvío  sucedió, comparando resultados con objetivos, para mejorar la actividad en  el futuro.
b) prealimentados: se detectan los desvíos proyectados, por lo  que  la acción correctiva se toma  antes  de  que  el  desvío  suceda  en  la practica. Un ejemplo es la preparación de pronósticos financieros que determinan las politicas financieras a  seguir,  que  serán  en  gran parte las acciones correctivas a implantar.
Elementos del control:
1) Característica o condición que deberá ser medida: puede ser la producción de un sistema durante cualquier etapa del proceso, o puede ser  una  condición que ha resultado de la producción de ese sistema.
2) Un artefacto o método sensor para medir las  características  o  condiciones controladas, o sea, la medida del rendimiento.
3) Un grupo, unidad o equipo de control que compara los datos medidos  con  el rendimiento planeado, determina la necesidad de correccion y pone en acción  la información que  permitirá  la  producción  en  existencia.  Consideramos  que información es un conocimiento bajo una forma comunicable, o como también se ha dicho, todo aquello que pueda reducir la incertidumbre.
4) Un grupo o mecanismo activador que es capaz de producir  un cambio  en  el sistema operante, o sea, realizar la acción correctiva.
Cada control es un sistema en si mismo, pues es un  conjunto  de elementos interrelacionados que cumple las condiciones establecidas para le existencia de un sistema. Elementos del control:

sistema operante   característica o condición controlada               sensor
grupo activante                                                   grupo de control
Independencia de un control:
Encontramos controles:
• de secuencia cerrada: no tienen independencia, ya que depende de la misma jerarquía o autoridad que conduce al sistema que esta regulando.
• de secuencia abierta: el grupo de control no  pertenece al sistema que  regula (hay independencia).
0 Economicidad del control:
 El costo  de  un  control debe ser menor que el beneficio que produce con  su  acción  de  regulación.  Las variantes  de este principio son:
• no se controlan todas  las características, sino las mas  importantes con respecto a los objetivos.
• la precisión de los controles esta limitada a la importancia de  los desvíos.
• el control puede no abarcar todos los resultados de la  actividad,  sino los necesarios para reconocer  los  desvíos  que  se  producen  de  tomar  las acciones correctivas necesarias.
 Por todo esto frecuentemente el control actúa en forma selectiva.
 Profesor Llanos
 Definición de control interno: “conjunto de normas con el fin ultimo de proteger los activos de la empresa”. Para ello se implantan todo tipo de sensores que detectan los desvíos. Esta inserto dentro de la organización.
 El control interno esta estructurado en la organización, se instala en la misma, pero no es solo una tarea, ni una función que cumpla un determinado órgano. Antes de implantar un sistema de control, debemos saber primero el costo en que incurrimos para implantarlo, y compararlo con los beneficios aparejados (por el principio de economicidad). El control interno puede ser informal. Tiene como propósito la protección de los activos de la empresa. Supone la existencia de pautas o normas que se fijan en la organización para que no se produzcan desvíos de los objetivos a los que se quiere llegar. Estas normas o pautas sirven para evaluar la acción. La “tarjeta reloj” es un control interno visible (a simple vista). Otros elementos que indican la existencia de controles son por ejemplo:
• recepción: todas las formalidades necesarias para entrar (por ejemplo: color de tarjetas según el sector)
• extintores de incendio
• plan de cuentas: por ejemplo, según el manejo de caja veremos el control que la administración quiere para este rubro. El “fondo fijo” se repone por cheque, y tiene un monto que varia según las necesidades de la empresa. El fondo fijo es distinto de la llamada “caja chica”. La cuenta “recaudaciones a depositar” indica que la totalidad de los ingresos, y según las normas establecidas, se depositaran en banco, y también sirve como elemento para el control interno.
• el manejo de inventarios: control mediante el remito y la factura. Se controla la cantidad, calidad, precio, forma de pago (condiciones de la operación), etc.
• en cuanto al uso de los materiales, en los sistemas productivos es importante como sistema de control interno la supervisión, para evitar que se superen ciertos estándares sobre desperdicios, desechos, etc. También se establecen normas de control para la salida de almacenes, para obsolescencia, perdidas de valor, roturas, etc.
• etc.
Fases del sistema de control:
Control interno:
control de personas de la función
 de jerarquías
 de asignación
 de responsabilidad
 de condiciones técnicas
 de condiciones humanas
 de condiciones formales
control de bienes de la función
 de la asignación
 de condiciones intrínsecas
 del aprovechamiento
 del deterioro
 de la reposición

control operativo Información
 Comunicación
 Mensaje
 Decisión
 Actividad
control de forma de unidades
 de condiciones
 de duración
 de resultados
control instrumental de comprobantes: toda documentación respaldatoria de una transacción del ente con terceros (ejemplo: una factura)
 de formularios: documentos internos para cumplir con normas administrativas de la organización que brindan determinada información (ejemplo: papeles)

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