Una metodologia para la formulación, evaluación e implantación de proyectos informáticos

Una metodologia para la formulación, evaluación e implantación de proyectos informáticos

INTRODUCCION

COMPRENDER EL PROCESO DE DIRIGIR PROYECTOS

Desde tiempos prehistóricos los seres humanos han concebido y realizado proyectos, si comprendemos por tales a emprendimientos temporarios cuyo objetivo está dirigido a cubrir diferentes necesidades humanas. Los proyectos, forman parte de nuestras vidas y en general los llevamos a cabo descuidadamente, no nos esforzamos conscientemente por dominarlos o dirigirlos.

El Management de Proyectos es de desarrollo reciente, como esfuerzo consciente por coordinar lo más eficientemente posible un presupuesto, un plan y los recursos en juego.

QUÉ ES UN PROYECTO?

Es la búsqueda de una solución inteligente a un problema tendiente a resolver, fundamentalmente, necesidades humanas. Es la combinación de todos los recursos necesarios, reunidos en una organización temporal, para la transformación de una idea en una realidad.

Previamente a la realización de cualquier proyecto es preciso estudiar seriamente la viabilidad, la utilidad económica y social. Solo así es posible asignar los escasos recursos económicos al mejor proyecto y a la mejor opción.

Las características comunes de cualquier tipo de proyectos son las siguientes:

 Están orientadas hacia un objetivo: consecución de determinados resultados. Los objetivos son los que impulsan los proyectos, ya que la planificación y el desarrollo se ponen en marcha para alcanzarlos.

 Implican acometer coordinadamente un conjunto de actividades interrelacionadas: un proyecto es un sistema, por lo que es bueno que el manager de proyecto utilice conceptos de la Teoría de Sistemas y alguna metodología de análisis de sistemas.

 Duración limitada: los proyectos se realizan en un periodo finito, tienen un principio y un fin, que se produce al alcanzar los objetivos básicos. Aunque es preciso reconocer que los proyectos tienen fecha de finalización bien definida, se debe tener en claro de que las responsabilidades del equipo de proyecto se extienden en muchos casos más allá de la entrega del producto.

 Todas son, hasta cierto punto, únicas y no recurrentes: esta singularidad varia considerablemente de un proyecto a otro. Por lo tanto la experiencia pasada brinda poca orientación precisa acerca de lo que se puede esperar, esto agrega riesgo e incertidumbre a los proyectos.

QUÉ ES EL MANAGEMENT DE PROYECTO?

Hay una triple limitación que constituye el punto focal de la atención y la energía del proyecto, el management de proyecto está dirigido a llevar a cabo un proyecto lo más eficazmente posible, teniendo en cuenta las LIMITACIONES de TIEMPO, DINERO (y recursos en general) Y ESPECIFICACIONES.

Para hacerles frente a la triple limitación han surgido diferentes herramientas:

TIEMPO: Se establecen plazos y se trabaja con horarios y agendas. Se cuenta para ello con Herramientas de Planificación.

DINERO: Se maneja a través de Presupuestos: estimaciones de costo, control y seguimiento. Existen varias herramientas para manejar los recursos materiales y humanos.

ESPECIFICACIONES: Describen como debe ser el producto del proyecto y que debe hacer. Son notoriamente difíciles de establecer y controlar. Esta es la limitación más difícil de manejar.

EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Hay diversas manera de considerar el ciclo vital del proyecto, una de las más comunes estima que se divide en 4 grandes fases: Concepción del proyecto, Planificación, Implementación y Finalización.

Tiempo

Tiempo
Independientemente de cómo se considere el ciclo de vida el punto más importante es que a lo largo de su vida todo proyecto es dinámico, es un emprendimiento en continua evolución.

DINAMICA DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Se divide fundamentalmente en seis funciones, que se cumplen durante el curso del proyecto:

A).- Selección del Proyecto:

Los proyectos surgen de necesidades que deben ser satisfechas y debido a la existencia de recursos escasos se debe decidir y seleccionar en base a las necesidades, el coste que suponen, los recursos y la importancia relativa de satisfacer unas necesidades e ignorar otras. Tiene que ver con las prioridades y el Costo de Oportunidad.

Para tomar una decisión sobre un proyecto es necesario que este sea sometido al análisis interdisciplinario. Una decisión siempre debe estar basada en el análisis de un sinnúmero de antecedentes, con la aplicación de una metodología lógica que abarque la consideración de todos los factores que participan y afectan al proyecto.

A medida que avanza el estudio, las opciones son múltiples en tamaño, costos, tecnologías, organización, etc. Existen distintos criterios de evaluación que se utilizarán para la selección y que tiene que ver con los valores del decididor, con el contexto y los análisis: técnico, económico financiero, socioeconómico, ambiental, etc.. Estos son los criterios que tendrá en cuenta el decididor para la aprobación o no del proyecto y de la mejor opción.

Se deberán tener en cuenta además los factores críticos de éxito, que son aquellos aspectos que necesariamente deben funcionar correctamente para que el proyecto, el proceso, la empresa sean exitosos.

Al momento de evaluar, previamente a la selección se deberá demostrar que:

-Se presenta una oportunidad para mejorar los resultados económicos, sociales y/o el posicionamiento de la entidad.
-Existe una demanda insatisfecha.
-La opción elegida es la mas conveniente técnica, social y económicamente.
-Se cuenta con recursos humanos y técnicos para ejecutar y operar el proyecto.
-El proveedor es confiable.
-Los riesgos están dentro de los parámetros aceptables.
-La solución es económicamente conveniente y su financiamiento posible.
-Que cumple con los criterios de evaluación del o de los decididores.

Métodos de evaluación económica de proyectos:

A continuación se presenta algunos de los métodos utilizados para evaluar económicamente a un proyecto; solo se los citan, pero el desarrollo metodológico puede ser revisado en cualquier bibliografía de finanzas:

1. VAN (valor Actual Neto), surge de descontar a una tasa, o costo de oportunidad del capital, los flujos esperados durante el desarrollo del proyecto y hasta una cantidad de años a definir o de funcionamiento en régimen de la solución implantada.
2. PERIODO DE RECUPERACIÓN, mide en que tiempo el proyecto devuelve su inversión inicial. No considera los flujos totales sino los necesarios hasta la recuperación.
3. TASA INTERNA DE RETORNO, es una medida de rentabilidad que surge de dividir el rendimiento sobre la inversión. Es la tas que hace al VAN igual a cero
4. RENDIMIENTO CONTABLE MEDIO, esta tasa surge de dividir el beneficio esperado de un proyecto después de amortización e impuestos, por el valor medio de la inversión y se lo compara con el rendimiento contable de la entidad.
5. COSTO ACTUAL NETO, surge de descontar a una tasa o costo de oportunidad del capital los flujos de costos y gastos esperados. Se utiliza cuando no existen ingresos.

B).- Planificación:

Un plan es un mapa de ruta que nos indica como ir de un punto a otro, se parte de un plan informal o idea general; así también los estudios de factibilidad, el estudio de casos y los análisis competitivos son preplanes. Su objetivo es lograr que los responsables de la ejecución, ajusten el proyecto a sus objetivos, requerimientos y posibilidades.

Una vez que se decide afrontar un proyecto comienza la Planificación Formal, se identifican los hitos, se fijan las tareas y su interdependencia, se debe lograr también el compromiso de sectores que participaran en su ejecución-administración y se identifican los responsables. Luego se debe planificar, revisar y ajustar a nivel de detalle la ingeniería del proyecto, los recursos humanos, la tecnología, adquisiciones, construcciones y financiamiento. Existen muchas herramientas: Estructuras de iniciación de Proyectos, Diagramas de Gantt, de Red, de asignación de recursos, de responsabilidad, etc.

A medida que el proyecto avanza, el plan puede sufrir continuas modificaciones, que reflejaran las circunstancias imprevistas que se presente y las respuestas que se les de, por eso se dicen que los planes son suposiciones.

C).- Implementación:

Desarrollar el proyecto una vez diseñado el plan para producir algo que satisfaga las necesidades de los usuarios. Depende de la naturaleza específica del proyecto.

En esta etapa se obtienen los insumos: recursos humanos, tecnología, equipamientos, proveedores, etc para la puesta en marcha del proyecto, por ejemplo:
– Aplicativos integrados
– Administradores de bases de datos.
– Redes, tipos, velocidad de transferencia
– Tipos de monitores, equipos de multimedia
– Plan de contingencias. Dispositivos de resguardo de información.
Se debe efectuar la preparación y ajustes de los recursos humanos y físicos en forma previa y durante la implementación.

D).- Control:
A medida que se implementa el proyecto, sus administradores controlan continuamente el progreso, examinan lo que se hizo hasta ese momento, recolectan y analizan de datos, estudian el plan y determinan si hay discrepancias importantes entre ambas cosas. En la Administración de proyectos, esas discrepancias se llaman variaciones, desde un principio se tiene certeza absoluta de que estas estarán presentes debido al riesgo mencionado anteriormente. Las variaciones siempre existirán, los niveles estimados como aceptables son determinados al iniciar el proyecto, de acuerdo al coste que implique respecto al total y al tipo de proyecto.
En esta etapa se efectúa el seguimiento y los ajustes necesarios hasta la estabilización de las operaciones.

E).- Evaluación:
Evaluaciones técnicas y las revisiones críticas del diseño, las apreciaciones del personal, la Administración por Objetivos, las auditorias, etc. Tiene una importante labor de retroalimentación periódica (durante y al finalizar el proyecto) del panorama generalizado, realizadas por un individuo o grupo que no trabaja directamente en el proyecto (para mantener la objetividad).

En esta etapa se evalúan los resultados logrados, versus los esperados, se evalúan también los desempeños y se impulsan las mejoras continuas. La evaluación es un examen objetivo y periódico para determinar el estado de un proyecto en relación con sus objetivos específicos. En toda evaluación se deberían cumplir los siguientes ítems:
-Se deben comparar objetivos y resultados esperados por los interesados en el proyecto.
-Se aplican mecanismos de medición y evaluación de resultados y desempeños.
-Se recomiendan acciones para reorientar o mejorar el proyecto.
-Se publicitan los resultados

Evaluación Intermedia:

NO SI

NO SI NO SI

NO SI NO SI

La evaluación del informe final incluye los siguientes puntos:
Costo del proyecto y de la operación
Cumplimiento del presupuesto y de los tiempos.
Cumplimiento de especificaciones.
Calidad de ejecución y de la operación.
Capacidad de manejo de los recursos humanos y de conflictos.
Transparencia.
Resultados logrados vs. Proyectados.
Resultados para sectores interesados.
Recupero del proyecto.

F).- Terminación:

Puede ser abrupto o prematuro o terminen naturalmente. A pesar de que los proyectos terminen, las responsabilidades del manager continúan a través de diversas tareas finales, la reasignación de tareas a los miembros del equipo del proyecto, determinar si el proyecto satisface los requerimientos de los usuarios y la elaboración de informes finales, recopilación de documentación, etc. Es necesario que estas tareas se lleven a cabo para evitar los problemas posproyecto o minimizarlos.

Aparece también la cuestión del MANTENIMIENTO, que incluye tareas como, eliminación de fallas, ampliación, integración con otros sistemas, verificación periódica de funcionamiento, etc. El mantenimiento de los sistemas es muy importante, a pesar de esto no esta incluido en el ciclo vital del proyecto, puesto que los proyectos tienen un principio y un fin claramente definidos, el mantenimiento en cambio es permanente y de duración indefinida.
Para realizar el mantenimiento o sustitución se debe:
-efectuar en todo momento un análisis FODA.
-Cuestionar a todos los procesos y proyectos de la organización
– Impulsar en toda la organización la búsqueda de mejores soluciones que hagan obsoletas aun los proyectos históricos más exitosos.

Estas seis funciones o etapas presentes en la vida del proyecto se observan a lo largo del ciclo de vida del mismo. Es así que en la fase de Concepción del proyecto se realiza la selección de proyecto, en la fase de planificación se presenta coincidentemente la función de planificación del proyecto, mientras que en la fase de implementación se encuentra en forma conjunta la fase de implementación del proyecto y de control del mismo. En la fase de Finalización es posible observar la fase de Evaluación y la Terminación del proyecto.

EL MANAGEMENT DE PROYECTO DE TECNOLOGÍA INFORMATICA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Tradicionalmente fue utilizado en la industria de la construcción, la arquitectura y la ingeniería, en las últimas décadas, se comenzó a trabajar crecientemente con intangibles: información y su manipulación, el sector servicios. El área de Management de proyecto que más rápidamente crece es la del campo de la información: finanzas, marketing, salud y sistemas de información, entre otras; todas ellas se desenvuelven en un ambiente amorfo, fluido y complejo.

LECCIONES CLAVES:

El buen management de proyecto puede aprenderse, para ello es necesario aprender dos lecciones fundamentales:

1° Lección: Identificar y evitar las trampas.

En todo proyecto algo andará mal, es una certeza, por lo que si se desea ceñirse al plan original se enfrentarán grandes problemas. Buena parte de la tarea de los managers de proyecto consiste en minimizar las consecuencias negativas de esos problemas inesperados.
Las tres fuentes principales de fracaso de los proyectos son:

 Factores Organizacionales:
Los problemas organizacionales son la norma en todo tipo de organización, la naturaleza misma del management de proyecto hace que surjan.
Una característica común es el divorcio entre responsabilidad y autoridad, al manager de proyecto no se les da control directo sobre todo el proceso, tiene poca autoridad directa para imponer su voluntad sobre los individuos que trabajan en el proyecto.
Si el proyecto tiene éxito, se deberá a la habilidad del manager para influir sobre los principales agentes y coordinar su trabajo, y también de la disposición de esos agentes para cooperar con ella.

 Mala identificación de las necesidades del cliente y especificación incorrecta de los requerimientos:
Un proyecto que produce algo que no se usa, porque no responde a sus necesidades o se usa poquísimo porque genera en el resistencias, es un fracaso aunque se haya desarrollado en el plazo estipulado y dentro del presupuesto.
Esto se puede deber a que el producto refleja la visión de los altos puestos respecto de las necesidades del usuario, o refleja la opinión del diseñador porque los clientes no saben bien lo que necesitan.
Muchas veces los problemas surgen después de finalizado o a mitad del desarrollo, y ello ocasiona aumento de costos y plazos. Para evitarlos, los managers cuentan con técnicas simples para definir y controlar con eficacia las necesidades y los requerimientos.

 Planificación y Control Deficientes:

Una buena planificación es una condición necesaria, pero no suficiente para el éxito del proyecto, los controles nos permiten determinar si el plan está siendo realizado correctamente y en caso de ser necesario introducir ajustes necesarios para mantener el curso del proyecto.
Son actividades concretas y prácticas, se aplican a la distribución del tiempo, de los recursos materiales y humanos, son susceptibles de medición y existen herramientas para trabajar en ambas áreas.
A pesar de esto, es común que se los realice incorrectamente, sin embargo pueden transmitirse buenas prácticas de planificación y control e incluso pueden automatizarse. El único riesgo que persiste es encontrar el equilibrio de planificación y control que no ahogue la creatividad y la fluidez en el proyecto.

2° Lección: Cómo crear las acciones correctas

La dirección de proyectos tiene que ver con el liderazgo y todo lo que implica, al igual que los conceptos de “emprendimiento”, o sea la capacidad de crear acciones y el de “política”, ya que juega un papel muy importante la capacidad de influir en los demás para que sigan sus instrucciones.



Comentarios

Hay 2 comentarios!

  1. Jose 22/03/2010 a las 6:43 am

    buen Día, me parece excelente el artículo “Una metodologia para la formulación, evaluación e implantación de proyectos informáticos” ya que soy técnico en TI y en donde estoy trabajando no existe una plataforma de Seguridad Informática, el departamento está creciendo y se está haciendo necesario levantar un proyecto el cual tomé a título personal, sin embargo, estoy buscando bases teoricas ysobre todo una metodología que se adapte al tipo de proyecto que quiero llevar a cabo. Les agradecería si pueden orientarme o darme referencia a algunos libros o web site para documentarme mejor.

  2. marcia valdiviezo 25/10/2010 a las 2:37 pm

    Yo trabajo en un Software Factory y necesito que me ayuden indicándome que póliticas se debe implementar dentro de la metodología scrum.

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