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Plan y Manual de Cuentas

Marzo 19, 2008 - Tiempo promedio de lectura 6:24 minutos

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PLAN DE CUENTAS

Concepto :

Es un medio auxiliar del sistema de información contable del ente que indica las cuentas que serán utilizadas:
• en el proceso de registración de las variaciones patrimoniales que producen los hechos económicos del ente y • en la exposición, a los fines de mostrar la composición y magnitud del patrimonio del ente.

Con respecto a los requisitos que debe reunir, podemos mencionar:

Ordenado, es decir que contemple un criterio racional planificado.
Completo, que contenga todas las cuentas necesarias para reflejar todos los posibles hechos económicos a producirse, ya sean éstos de naturaleza patrimonial ( de Activo, Pasivo y sus regularizadoras de valuación y de Patrimonio Neto), de Resultados ( Positivos  y  Negativos), de Orden (Activas y Pasivas).
Claro, que su terminología sea comprensible para cualquier persona interesada en el funcionamiento del sistema de información contable del ente.
Flexible, debe prever la posible incorporación de cuentas en todo momento, en función de las necesidades que se sucedan desde su confección (inicio de la vida del ente). Es importante, que periódicamente se revise la vigencia de las cuentas, procediendo a la cancelación de aquellas que hayan dejado de ser utilizables en la registración.

Factores a considerar en su elaboración

Existen varios aspectos, íntimamente relacionados con las características propias de cada ente en particular, que se deberán tener en cuenta para su confección:

Naturaleza jurídica: Debemos preguntarnos de qué tipo de ente se trata, si es una empresa unipersonal, o si es una sociedad, y en este caso, en qué tipo social encuadra; por ejemplo, una sociedad de las llamadas de capital como la sociedad anónima (S.A.), o la sociedad de responsabilidad limitada (S.R.L.), o también  podría tratarse de una sociedad de personas, como la sociedad colectiva (S.C.) o la sociedad en comandita simple (S.C.S.). 

Objeto social a desarrollar: Habrá que distinguir si es una empresa industrial, manufacturera, extractiva, explotación comercial o ganadera; si es mayorista o minorista, entre otras.
Dimensión y ubicación geográfica: Es decir si encuadra dentro de una pequeña, mediana o gran empresa, si tiene una o más sucursales, si tiene una estructura simple o con división departamental, de esto dependerá la cantidad y variedad  de cuentas utilizadas.

Codificación de un Plan de Cuentas

Codificar un plan de cuentas,  implica reemplazar el nombre de cada cuenta por símbolos, ya sean éstos, letras, números o ambos combinados.
El objetivo de la codificación es economizar tiempo y trabajo, ya que el símbolo utilizado facilitará la memorización de la cuenta, su ordenamiento y su identificación y localización dentro del plan de cuentas.
 
Por lo expuesto, este procedimiento debe reunir ciertas condiciones, a saber:

Sencillez, que permita memorizar y recordar fácilmente los símbolos.
Precisión, cada símbolo debe representar un único significado, evitando ambigüedades por semejanza con otros símbolos.
Flexibilidad, de manera que posibilite la inserción de nuevas cuentas a medida que las circunstancias lo exijan.
Racionalidad, que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas, facilitando la integración de los rubros.

Existen varios sistemas de codificación y ordenamiento de un plan de cuentas.
Dentro de los sistemas mnemotécnicos (fáciles de recordar), el más perfeccionado es el numérico decimal, ya que permite en forma ilimitada agrupar todas las cuentas que sean necesarias e intercalar nuevas.

Pasos a seguir en la confección

Tomando como modelo el plan de cuentas de la cátedra, publicado recientemente para el ciclo 2004, el cual se encuadra dentro del sistema numérico decimal,  veremos cuales son los pasos graduales que hacen a la mecánica de su confección.

El primer paso consiste en determinar el primer grado o nivel de análisis, que siguiendo la clasificación de cuentas según su naturaleza, implica asignar un número a las cuentas recompuestas  ( elementos ) o de menor grado de análisis:

1 ACTIVO
2 PASIVO
3 PATRIM. NETO
4 RESULTADOS
5 CTAS. DE ORDEN
                         

El segundo paso consiste en determinar el segundo grado o nivel de análisis, asignando el segundo dígito a las llamadas cuentas compuestas, en función a un criterio legal:

                               
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.2 ACTIVO NO CORRIENTE
2 PASIVO
2.1 PASIVO CORRIENTE
2.2 PASIVO NO CORRIENTE
El tercer paso consiste en determinar el tercer grado o nivel de análisis, asignando el tercer dígito a las cuentas colectivas ó sintéticas, que son aquellas representativas de los rubros:                                

                                 
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1 CAJA Y BANCOS
1.1.2 INVERSIONES CORRIENTES
1.1.3 CREDITOS
1.1.4 BIENES DE CAMBIO

                          

                         

El cuarto paso consiste en determinar el cuarto grado o nivel de análisis, asignando el cuarto dígito a las cuentas simples ó analíticas de primer grado de análisis, que son aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podrían ser utilizadas para registrar anotaciones en el libro diario general. A partir de este grado de análisis se formaliza la apertura analítica que se desee en función de los requerimientos de información de cada ente en particular:
                           
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1 CAJA Y BANCOS
1.1.1.1 CAJA
1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA

              
                  

Los pasos siguientes determinarán el quinto o más grado o nivel de análisis, asignando el quinto o más dígitos a las cuentas simples ó analíticas de segundo o más grado de análisis. En nuestro modelo de plan de cuentas, existen cuentas analíticas de distintos grados de análisis que cumplen con la función de anotar o registrar los cambios que se sucedan en los elementos del patrimonio del ente. A los efectos de contemplar una mayor flexibilidad en la confección del plan de cuentas, se ha optado por anteponer un cero al último grado de análisis considerado:

                             
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1 CAJA Y BANCOS
1.1.1.1 CAJA
1.1.1.1.01 CAJA….EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.1.02 CAJA….EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.1.03 FONDO FIJO
1.1.1.1.04 CAJA EN MONEDA EXTRANJERA
1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.2.01 BANCO….CTA/CTE.
1.1.1.2.02 BANCO….CTA/CTE.
1.1.1.2.03 BANCO….CAJA DE AHORROS
1.1.1.2.04 BANCO….CAJA DE AHORROS
1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA
1.1.1.3.01 BANCO….CTA/CTE. M/EXTRANJERA
1.1.1.3.02 BANCO….CTA/CTE. M/EXTRANJERA
1.1.1.3.03 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
 
MANUAL DE CUENTAS

Concepto:

Es un instrumento que explica detalladamente  el concepto y  significado de cada cuenta, los motivos de sus débitos y de sus créditos, qué representa  su saldo, y otros datos que sirvan para enriquecer el funcionamiento del sistema de información contable del ente.

A continuación, se desarrollan los siguientes modelos de manuales de cuentas:

Cuenta: CAJA
• Concepto: Representa el dinero en efectivo y cheques recibidos de terceros en condiciones de ser depositados.
• Naturaleza: Patrimonial del Activo.
• Se debita por: La existencia de dinero al comienzo del ejercicio, que proviene del ejercicio anterior; los ingresos de dinero durante el ejercicio provenientes de ventas de bienes o servicios, cobros de créditos a deudores, cobros de documentos, aportes de los propietarios, préstamos obtenidos de terceros, ajustes, etc.
• Se acredita por: Los egresos de dinero durante el ejercicio destinados a pagos a terceros por cualquier naturaleza, pagos de documentos, devoluciones de préstamos obtenidos, préstamos otorgados a terceros, ajustes, la cancelación de la cuenta al cierre del ejercicio.
• Saldo: Deudor, su existencia indica a una fecha dada, lo disponible. No admite excepciones  a la regla general, por cuanto nunca puede salir más de lo que ha entrado.
• Comprobantes intervinientes: Recibos, facturas, tiquets.

Cuenta : PROVEEDORES
• Concepto: Representa todas aquellas deudas por adquisición a crédito de bienes o servicios que hacen al giro habitual de los negocios del ente.
• Naturaleza: Patrimonial del Pasivo.
• Se debita por: La cancelación total o parcial de dichas deudas, las devoluciones de compras efectuadas a crédito, la transformación de una 
deuda en documentada, ajustes, la cancelación de la cuenta al cierre del ejercicio.

• Se acredita por: La deuda existente al inicio del ejercicio que proviene del ejercicio anterior, las compras a crédito de bienes o servicios, ajustes.
• Saldo: Acreedor, representa a una fecha determinada, la deuda existente no documentada con los proveedores.
• Comprobantes intervinientes: Factura, Nota de Crédito Comercial, Nota de Débito Comercial, Recibos.

EJERCITACION PRACTICA

Plan y Manual de Cuentas

CASO 1:

Tarea: Considerando la siguiente información, confeccione el Plan de Cuentas adecuado a la misma y defina los datos que podrían faltar para su armado.

• La empresa se denomina Proveeduría Deportiva S.A., dedicada a la compra y venta de indumentaria deportiva. La empresa fue creada hace 10 años y opera a nivel minorista. Posee un inmueble, donde funciona la casa central y se comercializan los productos en la ciudad de Quilmes, Pcia. de Bs. As.
• En dicha sede cuenta con 5 empleados, 3 en el sector ventas y 2 en el sector administración
• Opera exclusivamente con el Banco de la Provincia de Buenos Aires, en donde posee dos cuentas: una cuenta corriente y una caja de ahorros. Además opera con Plazos Fijos cuando temporalmente posee algún excedente financiero.
• Utiliza la modalidad de compras y ventas a crédito.
• Además, alquila un inmueble en la ciudad de La Plata, donde abrió una sucursal hace 3 años, la que cuenta con sólo 1 empleado en el sector ventas.
• Posee una camioneta, afectada al traslado de mercaderías entre la sede y la sucursal.
    
CASO 2:

Tarea: Confeccione el Manual de Cuentas de 4 cuentas, de  diferente naturaleza, de las enumeradas en el Plan de Cuentas por usted confeccionado, según el siguiente modelo:

Cuenta:
• Concepto
• Naturaleza
• Débitos
• Créditos
• Significado de su saldo
• Comprobantes intervinientes

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